Paljonko SafeDesk maksaa?
Hinta riippuu työntekijöiden määrästä: enintään 25 työntekijää 89 € / kk + alv, 26–49 työntekijää 179 € / kk + alv ja 50–99 työntekijää 299 € / kk + alv. Kaikki moduulit ovat mukana jokaisessa hintaluokassa. Uusi asiakas saa 14 päivän maksuttoman kokeilun, ja tilauksen voi perua milloin tahansa. Yli 99 työntekijän yritykselle teemme henkilökohtaisen tarjouksen.
Mitä laki vaatii työnantajalta?
Työnantajan on huolehdittava työntekijöiden turvallisuudesta ja terveydestä työssä (työturvallisuuslaki 8 §). Käytännössä tämä tarkoittaa ainakin seuraavia asioita:
– työn vaarojen selvittäminen ja arviointi (työturvallisuuslaki 10 §)
– työsuojelun toimintaohjelma (työturvallisuuslaki 9 §)
– työntekijöiden perehdytys (työturvallisuuslaki 14 §)
– henkilönsuojainten antaminen käyttöön (työturvallisuuslaki 15 §)
– työterveyshuolto ja siitä tehty kirjallinen sopimus (työterveyshuoltolaki 4 ja 6 §)
– työsuojelupäällikön nimeäminen tai tehtävän hoitaminen itse (työsuojelun valvontalaki 28 §)
– ilmoitus työtapaturmasta vakuutusyhtiölle ja tapaturmaluettelo (työtapaturma- ja ammattitautilaki 111 ja 267 §).
SafeDeskissä jokaiselle velvoitteelle on oma moduulinsa. Sovellus auttaa järjestämään ja kirjaamaan asiat, mutta se ei korvaa työterveyshuoltoa eikä työsuojelupäällikköä. Vastuu säilyy työnantajalla.
Kuka vastaa työturvallisuudesta?
Työnantaja ja tämän edustaja, esimerkiksi esihenkilö, joka johtaa ja valvoo työtä työnantajan puolesta. Vastuu kohdistuu siihen, jonka tehtäviin ja toimivaltaan laiminlyöty asia kuului (rikoslaki 47 luku 7 ja 8 §).
Tarkastuksessa tai tapaturman jälkeen kysytään asiakirjoja: riskien arviointia, perehdytyksiä, työterveyshuollon sopimusta ja koulutusten tilannetta. Työturvallisuusrikoksesta voidaan tuomita sakkoon tai vankeuteen enintään yhdeksi vuodeksi (rikoslaki 47 luku 1 §). Yritykselle voidaan lisäksi tuomita yhteisösakko, jonka suuruus on 850–850 000 euroa (rikoslaki 47 luku 9 § ja 9 luku 5 §). Esimerkiksi henkilönsuojainten antamatta jättämisestä voi seurata sakko työturvallisuusrikkomuksena (työturvallisuuslaki 63 §).
SafeDesk pitää asiakirjat yhdessä paikassa, ja jokainen vahvistus tallentuu päivämäärän, allekirjoituksen ja ohjeen version kanssa.
Tarvitaanko perehdytykseen allekirjoitus?
Laki ei vaadi allekirjoitusta. Työturvallisuuslaki velvoittaa perehdyttämään työntekijän riittävästi erityisesti ennen uuden työn tai tehtävän aloittamista, työtehtävien muuttuessa ja ennen uusien työvälineiden tai työmenetelmien käyttöönottoa (työturvallisuuslaki 14 §). Allekirjoitus on todiste siitä, että perehdytys on annettu.
Siksi SafeDeskissä työntekijä vahvistaa puhelimellaan allekirjoituksella, että on tutustunut ohjeeseen ja ymmärtänyt sen. Vahvistus tallentuu päivämäärän, kielen ja ohjeen version kanssa. Jos työtehtävät, työvälineet tai lainsäädäntö muuttuvat tai sattuu tapaturma, voit pyytää ohjeelle uuden vahvistuksen.
Miten työterveyshuolto hoidetaan SafeDeskissä?
Jokaisen työnantajan on järjestettävä työterveyshuolto kustannuksellaan ja tehtävä palvelujen tuottajan kanssa kirjallinen sopimus (työterveyshuoltolaki 4 ja 6 §). Velvoitteelle ei ole henkilöstömäärään sidottua alarajaa. Työterveyshuollon toimintasuunnitelma tarkistetaan vuosittain (työterveyshuoltolaki 11 §).
SafeDeskiin kirjaat sopimuksen, toimintasuunnitelman ja työpaikkaselvityksen tiedot, ja sovellus muistuttaa toimintasuunnitelman tarkistamisesta. Työntekijäkohtaiset terveystarkastukset seurataan niiden työntekijöiden osalta, joiden työssä on erityinen sairastumisen vaara. Tarkastusten tietoja näkevät vain pääkäyttäjä ja työsuojelupäällikkö; esihenkilö näkee ainoastaan voimassaolon.
Mitä tarkoittavat työsuojelupäällikkö, työsuojeluvaltuutettu ja rekisteri-ilmoitus?
Työsuojelupäällikkö: työnantajan on nimettävä työsuojelupäällikkö työsuojelun yhteistoimintaa varten tai hoidettava tehtävä itse (työsuojelun valvontalaki 28 §). Velvoite koskee kaikkia työnantajia.
Työsuojeluvaltuutettu: kun työpaikalla työskentelee säännöllisesti vähintään kymmenen työntekijää, työntekijöiden on valittava keskuudestaan työsuojeluvaltuutettu ja kaksi varavaltuutettua (työsuojelun valvontalaki 29 §). Vähintään 20 työntekijän työpaikalle on perustettava työsuojelutoimikunta (työsuojelun valvontalaki 38 §).
Rekisteri-ilmoitus: työnantajan on ilmoitettava yhteistoimintahenkilöt Työturvallisuuskeskuksen pitämään rekisteriin, kun työpaikalla on valittu työsuojeluvaltuutettu, työnantaja teettää siellä työtä yli 50 kalenteripäivänä ja henkilöstöön kuuluu vähintään kymmenen henkilöä (laki työsuojelun yhteistoimintahenkilöiden rekisteröinnistä 215/2025 4 §).
SafeDesk muistuttaa, kun henkilöstön määrä ylittää rajan tai rekisterin tiedot on päivitettävä. Itse ilmoituksen teet rekisterin omassa palvelussa.
Miten työntekijät lisätään?
Kopioi nimisarake Excelistä ja liitä se SafeDeskiin. Jokainen saa heti oman tilin, eikä sähköpostiosoitteita tarvitse syöttää. Luo sen jälkeen kirjautumislinkit yhdellä napilla ja lähetä kullekin oma linkki. Työntekijä vahvistaa olevansa kyseinen henkilö ja asettaa itse sähköpostiosoitteensa ja salasanansa.
Millä kielillä SafeDesk toimii?
Koko sovellus ja kaikki 46 turvallisuusohjetta ovat suomeksi, ruotsiksi, viroksi, venäjäksi ja englanniksi. Työntekijä valitsee itse, millä kielellä lukee ohjeet. Vahvistukseen tallentuu myös kieli, jolla työntekijä luki ohjeen, joten tarkastuksessa tai tapaturman jälkeen näet, millä kielellä perehdytys annettiin.
Miten tiedot on suojattu?
Jokaisen yrityksen tiedot on erotettu muiden yritysten tiedoista, yhteydet on salattu, ja terveystietoihin pääsevät vain siihen oikeutetut roolit. Halutessasi voit ottaa käyttöön kaksivaiheisen tunnistautumisen. Työntekijöiden tietojen osalta työnantaja on rekisterinpitäjä ja SafeDesk henkilötietojen käsittelijä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Tarkemmin asiasta kerrotaan tietosuojaselosteessa.
Mitä tiedoille tapahtuu, jos tilaus päättyy?
Tiedot kuuluvat yrityksellesi. Voit viedä kaikki tiedot, myös allekirjoitetut vahvistukset, yhteen tiedostoon milloin tahansa, myös tilauksen päättyessä. Joillekin asiakirjoille on laissa säädetty säilytysaika. Esimerkiksi rakennustyömaan työntekijäluettelo on säilytettävä kuusi vuotta (työturvallisuuslaki 52 b §), joten säilytä tiedosto huolellisesti.
Voiko SafeDeskiin lisätä yrityksen oman turvallisuusohjeen?
Kyllä. Yrityksen omat vaatimukset, esimerkiksi tietyn kohteen, laitteen tai työtavan säännöt, lisäät kohdeohjeena. Työntekijät vahvistavat kohdeohjeen samalla tavalla linkin kautta, ja linkin voi antaa myös ulkopuolisen yrityksen työntekijälle. Jos ohjeesi sopisi kaikille saman toimialan yrityksille, lähetä se osoitteeseen info@safedesk.ee. Käymme ohjeen läpi ja lisäämme sen yhteiseen kokoelmaan.
Kuinka kauan käyttöönotto kestää?
Alkuun pääsee yhdessä iltapäivässä: valitse toimiala, käy tyypilliset riskit läpi ja lähetä työntekijöille linkit. Riskien arviointia tarkennat myöhemmin omien työpisteidesi mukaan.